Artikel/KI & Prozesse

Vom Posteingang zum fertigen Angebot: unser KI-Assistent im Praxistest

Wie ein mittelständischer Betrieb seine Angebotserstellung von zwei Tagen auf zwanzig Minuten verkürzt hat — und was wir dabei über KI im Alltag gelernt haben.

Andreas OttGründer · 18. Juni 2025 · 9 Min Lesezeit

Abgedunkeltes Foto einer Besprechung, über das der Claim gelegt ist.

Ein Angebot zu schreiben klingt banal — bis man sieht, wie viel Kontext darin steckt: alte Projekte, Preise, Textbausteine, der richtige Ton für genau diesen Kunden. Genau hier setzt unser Assistent an.

Als der Betrieb auf uns zukam, dauerte ein Angebot im Schnitt zwei Arbeitstage. Nicht wegen der eigentlichen Kalkulation, sondern wegen der Sucherei: Wo war noch mal das ähnliche Projekt von letztem Jahr?

Die Ausgangslage

Wir haben zuerst nichts automatisiert, sondern zugeschaut. Drei Angebote, von der ersten E-Mail bis zum Versand. Dabei wurde schnell klar, wo die Zeit wirklich verloren geht.

Informationen lagen in E-Mails, PDFs und Köpfen verteilt.
Jedes Angebot wurde faktisch von Grund auf neu formuliert.
Niemand wusste sicher, welche Preise noch aktuell waren.

Der erste Prototyp war absichtlich dumm — er sollte nur zeigen, ob die richtigen Textbausteine überhaupt auffindbar sind.

Zwei Männer und eine Frau besprechen etwas an einem Notebook, an der Wand der Schriftzug workingbits.

Gemeinsames Review der ersten Ergebnisse direkt beim Kunden vor Ort.

Was wir gelernt haben

Der größte Hebel war nicht das Modell, sondern die Datenpflege. Sobald die Wissensbasis sauber war, wurde der Assistent von einem netten Experiment zu einem Werkzeug, das täglich läuft.

AUS DER PRAXIS

Starten Sie nicht mit dem perfekten System, sondern mit einem echten, wiederkehrenden Vorgang. Ein klar umrissener Prozess bringt schneller Ergebnisse als die große Plattform.

Andreas Ott

Gründer & Entwickler bei workingbits

Schreibt über PHP, pragmatische KI und darüber, wie aus zähen Abläufen wieder Software wird, die Freude macht.

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Vom Posteingang zum fertigen Angebot: unser KI-Assistent im Praxistest

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Ein Angebot zu schreiben klingt banal — bis man sieht, wie viel Kontext darin steckt: alte Projekte, Preise, Textbausteine, der richtige Ton für genau diesen Kunden. Genau hier setzt unser Assistent an.

Als der Betrieb auf uns zukam, dauerte ein Angebot im Schnitt zwei Arbeitstage. Nicht wegen der eigentlichen Kalkulation, sondern wegen der Sucherei: Wo war noch mal das ähnliche Projekt von letztem Jahr?

Die Ausgangslage

Wir haben zuerst nichts automatisiert, sondern zugeschaut. Drei Angebote, von der ersten E-Mail bis zum Versand. Dabei wurde schnell klar, wo die Zeit wirklich verloren geht.

Informationen lagen in E-Mails, PDFs und Köpfen verteilt.

Jedes Angebot wurde faktisch von Grund auf neu formuliert.

Niemand wusste sicher, welche Preise noch aktuell waren.

Der erste Prototyp war absichtlich dumm — er sollte nur zeigen, ob die richtigen Textbausteine überhaupt auffindbar sind.

Was wir gelernt haben

Der größte Hebel war nicht das Modell, sondern die Datenpflege. Sobald die Wissensbasis sauber war, wurde der Assistent von einem netten Experiment zu einem Werkzeug, das täglich läuft.

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